למרות שלא נדרשים לימודים ארוכים לרכישת מקצוע כמו חשבות שכר, הרי שחשוב מאוד לדעת שמדובר במקצוע מורכב מאוד שבתוכו נכללים דיני עבודה, חוקי שכר, מיסים, ואף מעט הנהלת חשבונות. אי לכך, כל חשב שכר דואג לא רק לקבל תעודת הסמכה לאחר הלימודים ומעבר המבחנים, אלא גם להתעדכן בשינויים בחוק ובתקנות כדי להציג לכל עובד תלוש שכר מדויק ואמין.
על מנת להצליח במקצוע זה צריך חשב השכר גם כלים מצוינים שביניהם ניתן למצוא תוכנת נוכחות ושכר ברמה גבוהה. תוכנה כזו שמאפשרת הגדרת הסכמי שכר וניהולם, עבודה מסודרת על חוזים אישיים בכל רמת מורכבות, יצירת תלושי עבודה מפורטים וברורים תוך בדיקת סימולציות מגוונות, והפקת דו"חות נדרשים, היא לא פחות מאשר כלי שבזכותו ניתן לנהל את חשבות השכר בצורה מכובדת ומקצועית.
לא רק קליטה מדויקת משעוני הנוכחות
קליטת נתוני הנוכחות של עובדי מפעל או כל ארגון אחר, היא המסד להכנת תלוש עבודה שמגיע לבסוף לכל עובד בתאריך החודשי. לכן תוכנת שכר היא כזו שמורכבת גם מאפשרות מדויקת לקלוט את נתוני הנוכחות מכל שעון שהוא ולקלוט אותם לטבלאות שונות בהתאם לתנאים שמאפיינים את הארגון. כך ניתן בקלות רבה לעדכן את נתוני השכר של העובדים כולם ולהימנע משינוי אטי בגלל עבודה על כל נתון/עובד בנפרד.
אך לא רק עבודה מול נתוני נוכחות יכולה לספק תוכנה מצוינת לחשב השכר. תוכנת נוכחות שהינה חלק ממערכת שכר יעילה מציגה לכל חשב אפשרויות חשובות מאוד שמייעלות את עבודתו בזכות שילוב עם מחלקות אחרות. כך למשל, התוכנה תאפשר ייצוא וייבוא נתונים מקבצי "אקסל", והיא גם תהיה כזו שניתן להעביר ממנה פקודות יומן רלוונטיות לתוכנות של הנהלת החשבונות.
הגמישות והעדכניות שכל משתמש יאהב
חשוב להבין עד כמה התעסקות עם שכר היא דבר דינאמי. מדרגות מס יכולות להשתנות בהתאם להחלטות ממשלה, רפורמות הקשורות להפרשות לקופות גמל ופנסיה מוצגות לעתים על ידי שר אוצר כזה או אחר, ופסיקות בבית דין לעבודה או תקנות חדשות של הביטוח הלאומי, מראים עד כמה על חשב השכר להתעדכן תמיד כדי לספק לעובדים את השירות שמגיע להם בארגון שבו הם מועסקים.
לכן תוכנת שכר איכותית באמת תהיה כזו שתאפשר למשתמש הטמעה קלה ומדויקת, שימוש ברור ונוח בכל חלק של הממשק שלה, ניהול עדכונים בצורה אוטומטית דרך רשת האינטרנט, הפקת דו"חות בגמישות רבה בכל רגע נתון, והתייחסות לכל אלמנט רלוונטי כמו ימי מחלה, תאונת עבודה, הפרשות לפנסיה וכיו'. כך לא יקרו מצבים בהם עבודת החשב תתעכב או שעובד מסוים ירגיש מקופח או מוטעה חלילה.
