תוכנות לניהול מלאי הם הכלי שמאפשר לבעלי עסקים לעקוב אחר הזמנות, כמויות, מחירים, מלאי, מצאי וכדומה. תוכנות לניהול מלאי הם הדרך לשלוט בכל המחלקות המרכיבות את העסק. בעזרת תוכנות לניהול מלאי ניתן ללמוד על המגמות, העדפות של לקוחות על מוצרים מסוימים, TCO ועוד.
מדוע כדאי להשתמש בתוכנות לניהול מלאי?
תוכנות לניהול מלאי הם כלי עזר שבו משתמשים משרדי רואי חשבון, משרדי עורכי-דין, עיריות, חברות מוצרים וכדומה. בעזרת תוכנות ניהול מלאי ניתן לנהל את מערך הגבייה, להפיק דוחות של מאזנים, תזרים מזומנים בכל זמן נתון, תשלומים לספקים, חיובים בכרטיסי אשראי, תשלומי שיקים, ניהול מסמכים כגון: הזמנות, תעודות משלוח. תוכנות אלה, מאפשרות להעביר ניירת מסודרת למשרד רו"ח לשם ניהול תקין של ספרים, חישוב פחת, TCO ועוד.
ארגונים אשר מתנהלים עם תוכנות לניהול מלאי מעוניינים לחשב את ה- TCO. משמעות המונח TCO : Total Cost Ownership כלומר, עלות כולל של בעלות הקנייה הראשונה בתוספת הוצאות שדרוג, תחזוקה, תמיכה, הכשרה וכדומה. בעזרת חישוב TCO לומדים ארגונים על הוצאות תחזוקה ושדרוג הקיים כדי להמשיך להתקיים ולפעול.
ניהול שרשרת אספקה היא הסיבה המשמעותית להתקנת תוכנות לניהול מלאי. בעזרת התוכנה, אפשר לעקוב בכל זמן נתון על מועד אספקה, כמויות שקיימות ואם יש צורך בהגדלת נפח הייצור וכדומה. במקום לגשת למחסן ולהתחיל לספור באופן ידני אחר כמויות המוצרים הקיימים, בלחיצת כפתור ניתן לדעת נתונים אלה.
יתרונות בתוכנות לניהול מלאי
כמו כן בעזרת תוכנות לניהול מלאי ניתן לבנות הזמנות עבור לקוחות מסוימים, לעדכן מספר מחירונים במקביל עבור לקוחות גדולים, קטנים, בינוניים. לצד עדכונים שוטפים של TCO , ניהול שרשרת אספקה אפשר להשתמש בפונקציות מסוימות שמעמידות תוכנות לניהול מלאי לרשות המשתמש. לדוגמא: ניהול כל מערך כוח אדם בחברה. החל משעון נוכחות וכלה במעקב אחר חופשות, ימי-מחלה, השתלמויות, קורסים וכדומה. ניהול זה משפיע על חישוב של TCO, כיוון שמדובר במשאב דינאמי – אנשים.
אחת הדרכים לסייע ולייעל את מערכת ניהול שרשרת אספקה היא ביצירת מסמכים אוטומטיים. לדוגמא: כאשר יש צורך לספק במיידי הזמנה החורגת בזמן האספקה, בכמויות. מאפשרת המערכת להפיק מסמך באופן אוטומטי התומך בשינויים אלה ומאפשר לספק את ההזמנה במועדה ללא כל עיכוב.
כמו כן, ניתן לעדכן ביתר קלות שערי מט"ח המשתנים באופן תדיר, עליית מחירי חומרי הגלם, עלייה במדד וכדומה. לצד עדכונים אלה, בעזרת תוכנות לניהול מלאי אפשר ללמוד כמה מלאי יש לשמור לביטחון, חישובי עלויות קבועות לדוגמא: שכר דירה לצד עלויות משתנות: פרסום,שיווק. אלה חשובים לעדכון שוטף של TCO.
תוכנות ניהול מלאי. בנויות ממודולים כלומר, אפשרויות שהתוכנה מספקת, אותם ניתן להוסיף תוך כדי תנועה וגידול בהיקף הארגון. לצד העסקת כוח אדם איכותי, נעזרים ארגונים, תאגידים, משרדים בתוכנות ניהול מלאי לשם ניהול שרשרת אספקה ותפקוד יעיל ותקין של כלל המערכות בארגון.
*אין לראות במאמר זה המלצה או מידע מקצועי .
