גם במקום העבודה שלנו, העתיד כבר כאן. במקומות עבודה רבים מותקן שעון נוכחות עובדים, אך יש מי שמתקדם לשלב הבא, ומציע אפליקציית שעון נוכחות בעלת יתרונות משמעותיים עבור העובדים וגם עבור המנהלים בארגון. יישום יעיל של שעון נוכחות עובדים יחד עם הקידמה הטכנולוגית אותה מציעה אפליקציית שעון נוכחות, הופכים את כל התהליך לפשוט ונוח לכל הצדדים. העובד מצידו עושה שימוש בסמארטפון, מבלי להטריד את עצמו יותר מדי בשימוש במערכות מחשב מורכבות – ומחלקת משאבי האנוש, כמו גם המעסיקים מקבלים תמונת מצב שלמה.
תיעוד נוכחות בדרך מתקדמת
אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת לבצע פעולות הרלוונטיות לשעות העבודה דרך מכשיר הטלפון הנייד. את האפליקציה שמתפקדת למעשה בתור שעון נוכחות עובדים, ניתן להוריד מחנות האפליקציות בכל מכשיר סמארטפון. אפליקציית שעון נוכחות היא אופציה מצוינת עבור עובדים אשר תפקידם דורש מהם להיות מחוץ למשרד במשך שעות ארוכות ואף במשך ימים. עובדים אלה לא מחתימים את כרטיס העובד שלהם ולכן זקוקים לפיתרון מתאים. כדי שתיעוד שעות העבודה יתבצע בצורה מדויקת בעבור עובדים אלה, הם נדרשים לבצע דיווח באמצעות שעון נוכחות עובדים – מרחוק. זו דרך אפקטיבית לעדכן בנוגע לנוכחות, גם בעולם ההייטק שבו יש לא מעט עובדים הנמצאים ועובדים רחוק ממקום העבודה הפיזי.
כיצד האפליקציה עובדת?
אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת לעובדים העושים בה שימוש לדווח על זמני התחלה וסיום של משימות שהוקצו על ידי המנהל. שעון נוכחות עובדים זה מאפשר לאחר מכן למנהלים לנתח בצורה מושכלת את שעות העבודה של העובד והזמן אשר הקדיש לכל אחת מהמשימות. האפליקציה כוללת אפשרות לעדכן מצד העובד הערה יומית. הערה זו יכולה להיות שימושית עבור מחלקת השכר בחברה בעת הצורך. אפליקציית שעון נוכחות כוללת גם יכולת של העובד לדווח על העדרות שלו ממקום העבודה, בהתאם לסיכום עם המעסיק. בנוסף, מעבר לאפשרות לשמש בתור שעון נוכחות עובדים, האפליקציה יכולה לנתח פרמטרים שונים כמו: מספר פגישות יומי, מספר מכירות יומי וכן הלאה. נתונים אלה יכולים להתממשק עם מערכות נוספות כדוגמת מערכת השכר.
נוחות ופשטות שימוש
אפליקציית שעון נוכחות כוללת כאמור את כל התכונות שהזכרנו, כשלמעשה היתרון הבולט שלה הוא היכולת לבצע את כל הדיווחים והעדכונים היישר מתוך מכשיר הסלולארי האישי של העובד. הדיווח אשר מתבצע על ידי העובד נקלט גם תוך ציון המיקום בו ביצע את הדיווח, מה שמוסיף לשקיפות של המערכת. האפשרות לדווח באופן כה פשוט ויעיל הופך את דיווח הנוכחות למשהו זמין וקל לתפעול. לא רק עבור העובד שאינו נדרש לבצע כניסה אל מערכות מחשב מסורבלות ולעדכן נתונים לעתים בדיעבד, אלא גם עבור המעסיק, אשר מקבל את תמונת המצב ישירות אל המערכת. המעסיק יכול לעשות שימוש במערכת גם כדי לבצע חיתוכים שונים המגבירים את יעילות העבודה ומאפשרים להפיק תובנות מהנתונים בשטח.
